KSeF for små virksomheder: sådan forbereder du dig

Overgangen til e-faktura via KSeF er mulig for små virksomheder, hvis den gennemføres trin for trin. Her er minimumskrav og en praktisk plan.

Minimumskrav

• Regnskabs-/ERP-system, der kan danne e-fakturastruktur og integrere med KSeF-API eller connector.
• Opsatte roller og rettigheder: oprette, underskrive, sende, korrigere.
• Rene stamdata: ensartede navne, NIP-numre, adresser, betalingsmetoder.
• Grundlæggende politikker for opbevaring, arkivering og logning.

Implementeringstrin

1. Vurdér nuværende faktureringsproces og manuelle punkter.
2. Vælg integrationsvej: indbygget ERP-modul eller ekstern connector.
3. Opsæt nummerering, beskrivelsesskabeloner og moms-mapping.
4. Kør et pilotforløb på en lille kunde-/ordreportefølje.
5. Test scenarier: basis e-faktura, forudbetalinger, korrektioner, retur.
6. Opdatér instruktioner og træn teamet; overgå til drift.

Automatisér først

• Opret e-faktura direkte fra ordre/leverance.
• Automatisk afsendelse til KSeF og statussporing.
• Betalingspåmindelser og afstemning.

Typiske fejl

• Dubletter af kontrahenter og inkonsistente oplysninger.
• Blandede nummereringsregler på tværs af afdelinger.
• Mangel på hændelseslog og tydeligt ejerskab.

Budget og omfang

• Minimum: KSeF-connector, basisvalidering, arkiv.
• Ekstra: rollebasseret adgang, massehandlinger, ledelsesrapporter.

En tidlig pilot reducerer risikoen, når KSeF bliver obligatorisk.